Kā strādāsim nākotnē? Ieteikumi efektīvākai un produktīvākai darba videi

17.12.2018

Mūsdienās darba videi ir tieša ietekme uz uzņēmuma vai iestādes produktivitāti. Tāpēc ikvienam īpašniekam un vadītājam, kurš gada nogalē analizē, kā uzlabot darbinieku sniegumu un kopējos organizācijas rezultātus, būtu jādomā arī par to, kā un vai pašreizējais birojs palīdz strādāt efektīvāk un produktīvāk, uzskata VAS “Valsts nekustamo īpašumu” valdes loceklis Andris Vārna.

To, ka darba vide kļūst aizvien būtiskāks faktors produktivitātē, apliecina arī globālais biznesa inteliģences rīks “Līsmana indekss” (“Leesman index”), kas jau kopš 2010. gada pēta dažādas darba vietas visā pasaulē, lai noteiktu efektīvākā biroja kritērijus, kā arī to saistību ar produktivitāti un darbinieku apmierinātību.

Kā secinājuši pētnieki, tad birojiem, kuri saņēmuši augstu Līsmana indeksa novērtējumu, ir kopīgas vairākas pazīmes.

“Pirmkārt, darba vietas tiek pielāgotas darbinieku vajadzībām pretēji tendencei, ka jebkurš var strādāt pie jebkura galda. Otrkārt, 90 % augsti novērtēto darba vietu ir raksturīgs atvērts plānojums. Treškārt, darba vidē tiek ievērots līdzsvars zonējumā, proti, ir atvērtās telpas, tikšanās telpas un telpas, kur koncentrēties un strādāt individuāli. Pēdējais ir viens no būtiskākajiem aspektiem produktivitātē, un tas visvairāk raksturo nākotnes biroja konceptu, ko pašlaik attīsta “Valsts nekustamie īpašumi”,” skaidroja A. Vārna.

Eksperts piebilda, ka moderns un darbinieku labsajūtu veicinošs birojs ne tikai uzlabos produktivitāti un efektivitāti, bet būs arī lielisks rīks jauno talantu piesaistē, jo jaunajai paaudzei darba vide ir tikpat svarīga kā alga vai citi bonusi.

 

Nākotnes birojs ir organizācijas aktivitātēs balstīts birojs

Bieži vien, runājot par mūsdienīgu darba vidi, daudzi iztēlojas atvērta tipa biroju un noskurinās. Taču faktiski nākotnes birojs ir balstīts aktivitātēs, proti, tas atbalsta organizācijas darbības mērķus, ir pielāgots konkrēta cilvēka un konkrētas personības vajadzībām.

“Ja konkrētā darbinieka aktivitāte paredz lielākoties sēdošu darba veidu, tad jādomā par to, kā darba vietu veidot ergonomisku – augstumā regulējams galds, krēsli ar pielāgotām atzveltnēm, apgaismojums, kas pielāgojas, gaisa kvalitāte un tā joprojām. Ja visas dienas garumā ir nepieciešams koncentrēties noteiktu uzdevumu izpildei, tad, visticamāk, būs jādomā par trokšņu līmeņa regulēšanu un darba vietu izvietojumu,” skaidroja A. Vārna.

Viņš piebilda, ka nākotnes birojs nav tikai māja, siena un galds, tas ir arī strādāšanas un domāšanas veids, kas sapludina arhitektūru, dizainu, iekārtojumu un tehnoloģijas vienotā vidē.

 

Mērīt nevis kvadrātmetrus uz cilvēku, bet radītās inovācijas

Kaut arī visbiežāk minētais ieguvums, īstenojot aktivitātēs bāzēta biroja konceptu, ir vidējais kvadrātmetru samazinājums uz vienu cilvēku, VNĪ eksperts aicina drīzāk domāt, cik inovāciju uz vienu kvadrātmetru uzņēmums vai iestāde var radīt.

“Tradicionāli produktivitāti rēķina, noteiktā laikā saražoto dalot ar izmaksām vai ieguldītājiem resursiem minētajā laika periodā, tomēr mūsdienās, kad lielākā darba daļa tiek pavadīta birojā domājot, šāda pieeja kļūst nepilnīga. Protams, mazāk kvadrātmetru nozīmē zemākas komunālo pakalpojumu, administratīvās un apsaimniekošanas izmaksas. Taču es aicinātu drīzāk domāt virzienā, cik efektīvi esošā biroja platība un vide kopumā ļauj sasniegt izvirzītos mērķus. Tā arī ir nākotnes biroja būtība,” skaidroja A. Vārna.

Plānots, ka viens no pirmajiem nākotnes biroja pilotprojektiem valsts pārvaldē Latvijā būs Ekonomikas ministrijas un ar to saistīto iestāžu centralizācija vienā ēkā. Kopējā kvadratūra samazināsies par aptuveni 40 %, bet izmaksas – par pusmiljonu eiro gadā.

“Aktivitātēs balstītas darba vides izveide nav pašmērķis, bet gan dzīves diktēta nepieciešamība, kā varam veidot produktīvu un efektīvu valsts pārvaldi Latvijā, kā varam celt darbinieku apmierinātību un līdz ar to arī atdevi. Valsts pārvaldei tā ir jauna komunikācijas kultūra, kas privātajā biznesā sen vairs nav jaunums. Viedais birojs būtiski uzlabo savstarpējo komunikāciju, palielina informācijas aprites ātrumu un sekmē komandas sadarbību, nojaucot robežas starp struktūrvienībām un strikti noteiktiem pienākumiem, un vairāk orientējoties uz kopīgu problēmu risināšanu un mērķu sasniegšanu,” uzsvēra Ekonomikas ministrijas valsts sekretārs Ēriks Eglītis.

Vienlaikus viņš pauda, ka darba procesu elektronizācija un moderno tehnoloģiju izmantošana daļu darba pienākumus ļauj sekmīgi pildīt attālināti, kas ļauj daudz efektīvāk izmantot biroja telpas (katram nevajag savu darba vietu), samazināt gan ikdienas izdevumus darba nodrošināšanai, gan izdevumus īrei, elektrībai un apkurei. 

“Ja vienā ēkā atrodas vairākas institūcijas, kā to plānojam mēs, vienkopus izvietojot ministriju un iestādes, var centralizēt arī vairāku funkciju veikšanu – IT, grāmatvedību, personāla plānošanu, kopīgi izmantot sanāksmju telpas utt. Jau šobrīd Ekonomikas ministrijas darbiniekiem piedāvājam iespēju vienu dienu nedēļā strādāt attālināti vai izmantot pārstrukturizēto darba laiku, kas ir uzlabojis darbu izpildes rādītājus un apmierinātību ar darbu ministrijā,” teica Ē. Eglītis.

 

Plānojot telpas, uzsvars uz organizācijas  pamatdarbību un komandu sadarbību

Aktivitātēs bāzēts birojs paredz koncentrēšanos uz organizācijas pamatdarbību. Tā Igaunijā divās ēkās tika apvienotas 4,5 ministrijas, kuras kopīgi dalās ar konferenču telpām, sporta zāli, kafejnīcu u.c. telpām un servisiem. Šāda pieeja ļāva būtiski uzlabot arī iestāžu sadarbību un informācijas apmaiņu.

“Domāju, ka teju katrs, plānojot biroju, vēlas arī konferenču telpu. Taču vienlaikus ir vērts uzdot sev jautājumu – cik bieži šī telpa tiks izmantota? Piemēram, ja birojā ir sanāksmju telpa 50 cilvēkiem, taču tā tiek izmantota divas reizes gadā, tad no efektivitātes viedokļa šī telpa ir lieka. Izdevīgāk ir to nomāt ārpakalpojumā tad, kad nepieciešams,” sacīja A. Vārna.

Lietuvā un Igaunijā valsts pārvaldē īstenojot aktivitātēs bāzēta biroja konceptu, tiek lēsts, ka kopējā efektivitāte – ēkas, telpu un darba – var pieaugt pat līdz 40 %. Tā ir ne tikai dalīšanās ar telpām un resursiem un ārpakalpojumu izmantošana, bet arī mazākas transporta izmaksas, ātrāka saziņa un stiprākas komandas attiecības.

“Viens no būtiskākajiem akcentiem nākotnes biroja konceptā ir līdzsvars darba vides plānojumā, paredzot gan zonas, kur var norobežoties un koncentrēties, gan sadarbības zonas, kur var tikties komandas gan formāli, gan neformāli. Piemēram, reizēm atliek tikai nolikt telpā kafijas aparātu, lai panāktu to, ka cilvēki satiekas,” piebilda A. Vārna.

 

Tehnoloģijas nevis tehnoloģiju pēc, bet mērķtiecīgam rezultātam

Lielākajai daļai moderns birojs asociējas ar jaunākajām tehnoloģijām, taču VNĪ valdes loceklis uzsver, ka galvenais ir izmantot tādas tehnoloģijas, kas atbalsta uzņēmuma un darbinieku mērķu sasniegšanu. Tām nevajadzētu kļūt par pašmērķi.

“Daļa no tehnoloģijām ir jau kļuvušas par mūsdienu higiēnu, piemēram, gaismas, kuras automātiski izslēdzas, ja telpā nav kustības, vai ventilācija, kas pielāgojas ogļskābās gāzes daudzumam telpā, automātiskās durvis, ja ir liela cilvēku plūsma, un tamlīdzīgi. Taču var iet arī tālāk – ja ir vairākas tikšanās telpas, tad ir ērti, ja tiešsaistē tās var gan pieteikt, gan pie telpas ir monitors, kur reāllaikā var redzēt tās noslodzi. Ja uzņēmums iestājas par zaļāku dzīvesveidu, var apdomāt stāvvietā uzstādīt elektrisko auto uzlādes stacijas. Līdz ar lielu interneta un sensoro tehnoloģiju attīstību, ir ļoti daudz risinājumu, ko var izmantot, lai padarītu darba vidi viedāku. Galvenais, lai tas atvieglotu ikdienu, nevis sarežģītu to,” pauda A. Vārna.

Kopumā VNĪ uzsāktajā programmā ”100 adreses Latvijas valsts simtgadei” uzņēmums šobrīd īsteno 32 nozīmīgus attīstības projektus 135 milj. eiro apmērā. Uzņēmuma pārziņā ir vairāk nekā 500 ēku īpašumu 1,8 milj. m2 platībā un vairāk nekā 4100 zemes īpašumu vairāk nekā 10 milj. m2 platībā. Uzņēmums dibināts 1996. gadā, tā 100 % akcionārs ir Finanšu ministrija. VNĪ strādā 530 darbinieki.

 

Papildu informācija medijiem:

VAS “Valsts nekustamie īpašumi”, Korporatīvās komunikācijas daļa

Tālr.: 67024693; 20235301

E-pasts: vni.lvkomunikacija