Sarunu procedūras gaitā tika apstiprināti arī darbu veikšanas termiņi. Lai nepasliktinātos ēkas pašreizējais stāvoklis, ugunsgrēka seku likvidēšana un pagaidu jumta konstrukcijas izbūve jāpabeidz jau līdz jūlija beigām.
Neparedzamās ārkārtas situācijas seku likvidēšanai saskaņā ar Publisko iepirkumu likumu tika piemērota sarunu procedūra, uzaicinot tajā piedalīties pilnsabiedrību „SBRE”, kas kopš 2012. gada novembra veic rekonstrukcijas un restaurācijas darbus Rīgas pilī. Pilnsabiedrībai ir nodots būvlaukums, ēkas, būves un teritorijas ap būvlaukumu. „SBRE” ir iekārtotas palīgbūves, kā arī uzstādītas palīgiekārtas, kas nodrošina darbu procesu un var tikt izmantotas ugunsgrēka seku likvidēšanas un pagaidu jumta konstrukcijas izbūves darbiem.
„SBRE” 3. jūlijā iesniegto piedāvājumu vispirms izvērtēja neatkarīgs eksperts no Latvijas Būvinženieru savienības. Pilnsabiedrība iesniedza avārijas seku likvidēšanas un pagaidu jumta izbūves piedāvājumu par 238 500 latiem, taču sarunu procedūrā tika panākta vienošanās, ka „SBRE” minētos darbus veiks par 220 900 latiem līdz jūlija beigām, nodrošinot pagaidu jumta konstrukcijas izbūvi, kas nepieciešamības gadījumā varētu kalpot līdz pat 2014. gada pavasarim. Minētajā kopējo izmaksu summā iekļauta avārijas seku likvidēšana, pagaidu jumta montāža un pagaidu jumta konstrukciju noma deviņiem kalendārajiem mēnešiem.
VNĪ izsaka „SBRE” pateicību par sapratni un pretimnākšanu šādos neparedzētos apstākļos. Kā jau tika minēts iepriekš, Rīgas pils avārijas seku likvidēšanas darbi VNĪ uzdevumā tika uzsākti nekavējoties (22.06.2013.), kolīdz tika saņemta atļauja no visām izmeklēšanā iesaistītajām institūcijām un apdrošinātājiem.
Savukārt, lai izvērtētu visu trīs Rīgas pilī atrodošo muzeju telpu šī brīža tehnisko stāvokli un inženiertehniskās komunikācijas, VNĪ ir izveidota apsekošanas komisija, kas tuvāko divu nedēļu laikā sagatavos slēdzienu ar ieteikumiem par telpu tālāku ekspluatāciju muzeju vajadzībām. Proti, tiek izvērtētas iespējas muzejiem turpināt atrasties pašreizējās telpās, nepieciešamais ieguldījums un termiņi telpu atjaunošanai.
Ar Latvijas Būvinženieru savienību notiks sarunu procedūra par Rīgas pils neatkarīgu būvekspertīzi. Tās mērķis ir konstatēt ugunsgrēka un tā dzēšanas darbu rezultātā nodarītos bojājumus un zaudējumus, kā arī izvērtēt Rīgas pils rekonstrukcijas un restaurācijas projekta pirmās kārtas ietvaros turpināmo darbu apjomu un esošā tehniskā projekta pārprojektējamo daļu.
Ņemot vērā, ka ugunsgrēkā cietušas kultūrvēsturiskās vērtības, to atjaunošanai jāpievērš pastiprināta uzmanība, tāpēc VNĪ veido restaurācijas metodikas padomi, kas analizēs un izraudzīsies atbilstošākās kultūrvēsturisko elementu atjaunošanas metodes.
VNĪ ir vērsusies Valsts kultūras pieminekļu aizsardzības inspekcijā ar lūgumu veikt Rīgas pils kultūrvēsturisko zaudējumu novērtējumu.
