Ja salīdzina ar publiskajā sektorā izplatīto “kabinetu sistēmu”, koncepcija “Nākotnes birojs”, kas balstās idejā par aktivitātēs bāzētu biroju, darbiniekiem ļoti bieži nozīmē būtisku domāšanas un paradumu maiņu. Tieši tādēļ ir ļoti svarīgi veidot jaunus, visiem pieņemamus kopā strādāšanas “spēles” noteikumus – vienošanos par uzvedības normām un sadarbības modeļiem.
“Esam uzsākuši VNĪ pārcelšanos uz jaunajām mājām Talejas ielā 1, kas ir “Nākotnes biroja” pilotprojekts. Tāpēc ir būtiski, ka šajā procesā paši varam piedzīvot un analizēt izaicinājumus, ar ko saskaras ikviena organizācija, kura pieņem lēmumu strādāt mūsdienīgā darba vidē. Tas mums palīdz veidot labo praksi sadarbībai ar klientiem, lai spētu piedāvāt ne tikai datos, bet arī pieredzē balstītus kvalitatīvus risinājumus un modernizēt darba vidi visā publiskajā sektorā,” uzsver Vārna.
Lai diskutētu un vienotos par biroja etiķeti jaunajās mājās, VNĪ jau ir noorganizējis darbnīcas, kurās kopumā piedalījās vairāk nekā 100 cilvēku jeb aptuveni puse darbinieku, kuri turpmāk strādās Talejas ielā 1. Tā ir vērtējama kā ļoti augsta iesaiste biroja maiņas procesā un liecina par jautājuma svarīgumu.
“Mēs jau vairākus mēnešus runājam ar darbiniekiem, lielākās un mazākās grupās. Ir acīmredzami, ka vislielākā ir vēlēšanās gūt skaidrību par praktiskām lietām. Tādēļ uzklausām cilvēkus un skatāmies, kā konstatētās neskaidrības var atrisināt. Iespējams, tagad definēto biroja etiķeti pārskatīsim atbilstoši ikdienas pieredzei, kad jaunajās telpās būsim nostrādājuši aptuveni mēnesi,” skaidro VNĪ personāla vadītāja Edīte Kalniņa.
Darbnīcu laikā tika diskutēts par tēmām, kas ir būtiskas, strādājot aktivitātēs bāzētā birojā, proti, par “tīra galda” politiku un darba vietu rotāciju, par konfidenciālu darbu un vajadzību koncentrēties, par troksni un traucējošām situācijām, kas to rada, par kārtību birojā, ēdināšanu un ēšanas paradumiem, par elastīgu, attālinātu darbu un tam nepieciešamajiem priekšnosacījumiem.
Darbiniekus interesē visdažādākie darba organizācijas jautājumi, sākot ar to, kur pie “tīra galda” politikas likt kolēģu uzdāvinātos ziedus, līdz tam, kā labāk sazināties ar kolēģiem, strādājot attālināti. Turklāt par daļu praktisko problēmu pirmajā brīdī ir grūti pat iedomāties. Arī ideja par bērnu stūrīša iekārtošanu radās tieši sarunās ar darbiniekiem.
VNĪ pāriešana uz jaunajām telpām ir apjomīgs un sarežģīts projekts, jo vienlaikus notiks gan pāreja uz aktivitātes bāzētu biroju (“Nākotnes biroju”), gan arī kopā, vienās telpās Talejas ielā 1 sāks strādāt darbinieki, kas iepriekš bija izvietoti trīs dažādās adresēs - Vaļņu ielā 28, Mucenieku ielā 3 un Smilšu ielā 1.
Koncepcija “Nākotnes birojs” ir jauna pieeja darba vides veidošanā Latvijas publiskajā sektorā. Tās mērķis ir izveidot ilgtspējīgu darba vidi ar motivētiem, efektīviem darbiniekiem un zemākām apsaimniekošanas izmaksām. VNĪ pārcelšanās uz vienotām telpām Talejas ielā 1 ir praktisks pilotprojekts, kas ļaus pilnveidot dažādus šīs koncepcijas risinājumus un piedāvāt reālus ieteikumus VNĪ klientiem. Nākamie “Nākotnes biroja” projekti varētu būt saistīti ar Finanšu un Iekšlietu ministriju un to iestāžu telpu izvērtējumu.
VNĪ šobrīd īsteno 85 infrastruktūras attīstības projektus apmēram 180 miljonu eiro apmērā un strādā pie 25 jaunām projektu idejām. Uzņēmums nodrošina profesionālu nekustamo īpašumu apsaimniekošanu un pārvaldību apmēram 450 nekustamajiem īpašumiem ar 1200 ēkām 1,1 milj. kvadrātmetru platībā un vairāk nekā 4000 zemes īpašumu 10 miljonu kvadrātmetru platībā. Šogad Korporatīvās atbildības un ilgtspējas institūta „Ilgtspējas indeksa” vērtējumā VNĪ saņēma augsto zelta godalgu un speciālbalvu par straujāko izaugsmi, kā arī tika iekļauta VID „Baltā saraksta” zelta līmenī. Savukārt Pārresoru koordinācijas centrs VNĪ 2018. gada darbībai sniedzis novērtējumu „ļoti labi”. Uzņēmums dibināts 1996. gadā, tā 100 % akcionārs ir Latvijas Republikas Finanšu ministrija.
